Établir une présence d’affaires au Connecticut

Une société par actions (Corporation) ou à responsabilité limitée (LLC) qui fait des affaires au Connecticut a l’obligation de s’immatriculer auprès du Secretary of State en s’immatriculant comme société étrangère ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État du Connecticut et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.

Savoir si une entreprise fait des affaires au Connecticut ne peut être déterminé qu’au cas par cas. Une liste non exhaustive de critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée, peut servir de guide. Par exemple:

  • Être engagé dans une procédure judiciaire ;
  • Tenir des réunions d’actionnaires, de cadres ou d’autres activités internes de la société ;
  • Avoir un compte en banque ou emprunter de l’argent ;
  • Avoir des dettes, hypothèques ou autre forme de sécurité immobilière ou mobilière ;
  • Solliciter et prendre des commandes, pourvu que celles-ci soient acceptées à l’extérieur du Connecticut avant de devenir des contrats de vente.

De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés ci-haut, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires au Connecticut et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation. Le défaut de se conformer à cette exigence a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux du Connecticut, ce qui peut poser problème, par exemple, si la société canadienne a besoin de poursuivre en paiement un client de cet État. Elle sera de plus susceptible d’être poursuivie pour les frais et pénalités encourus par l’omission de s’immatriculer. La société pourra toutefois se défendre en cour et les actes posés en tant qu’entité corporative demeureront valides.

Une société faisant des affaires au Connecticut sous un autre nom que son nom légal doit de plus obtenir auprès du greffier (town clerk) de chaque ville où ce nom est utilisé un certificat de nom commercial (trade name certificate), souvent appelé DBA (Doing Business As) ou certificat de nom fictif (fictitious name certificate). Ce document mentionne le nom complet et l’adresse de l’entité utilisant ce nom commercial.

Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir ainsi que les taxes applicables, autant sur le plan étatique que fédéral, dépendront de la nature des activités de l’entreprise. Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le site du Connecticut Economic Ressource Center.

Dans la plupart des cas où une personne fait des affaires ou constitue une société au Connecticut, elle aura l’obligation d’y nommer un agent résidant dans cet État à des fins de signification (registered agent), auquel sera transmise la correspondance légale. Afin de pallier aux obstacles que cette exigence peut représenter, des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. Un avocat canadien de commerce international saura vous mettre en contact avec les sociétés les plus fiables à cet égard.

La section Renseignements fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versement de taxes et autres obligations fiscales dont une entité, créée ou non au Connecticut, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (Connecticut Department of Revenue Services).

 

Agents et distributeurs

De nombreuses sociétés travaillent au Connecticut avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente (dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur), ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi aux États-Unis ainsi que l’obligation de s’immatriculer et d’y payer des impôts.

De manière générale, les agents et distributeurs ne sont régis par aucune loi spéciale autre que les lois commerciales applicables tel l’Uniform Commercial Code, qui impose entre autres le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat. Le Connecticut Unfair Trade Practices Act interdit quant à lui les méthodes de concurrence déloyale ainsi que les pratiques commerciales inéquitables ou trompeuses. Les obligations de chacune des parties et autres modalités quant à leur relation ont donc intérêt à être clairement prévues par un contrat précis prévoyant notamment les mécanismes de résiliation et de renouvellement. Une particularité en ce qui concerne les agents consiste en l’obligation de payer toute commission due à l’intérieur d’un délai de 30 jours suite à la terminaison du contrat. Il s’agit d’une disposition d’ordre public dans cet état, ce qui implique qu’il n’est pas possible de convenir du contraire dans le contrat avec l’agent. De plus, une entreprise ayant un agent au Connecticut est présumée y faire affaires, ceci dans le but d’établir la juridiction des tribunaux de cet état en cas de poursuite par l’agent.

 

Franchise

La législation sur le franchisage et autres opportunités d’affaires (« Business Opportunity Investment ») est susceptible d’assimiler le distributeur à un franchisé dans les cas où le travail de ce dernier est dicté substantiellement par la méthode et le plan marketing du fournisseur et que ses opérations sont substantiellement associées à la marque de commerce, au nom commercial, au logo, à la publicité ou à tout autre signe commercial du fournisseur. Les tribunaux du Connecticut ont d’ailleurs tenté d’appliquer certains principes de cette loi à un simple distributeur.

La plupart des franchises doivent ainsi être enregistrées au Connecticut avant d’être vendues ou offertes à la vente à des franchisés. Au moins 10 jours avant la signature du contrat de franchise, certaines informations doivent également être divulguées au franchisés, dont notamment les coordonnées officielles du franchiseur, ses états financiers, l’expérience d’affaire des cinq dernières années de ses directeurs, etc. Il est également obligatoire que le contrat de franchise soit sous forme écrite.

Immatriculation comme société étrangère (succursale)

La procédure, pour une société par actions (Corporation), consiste à remplir un formulaire d’autorisation (Application for Certificate of Authority), prévu à cet effet, qui doit être accompagné par la nomination d’un agent résidant au Connecticut à des fins de représentation (registered agent), qui peut être une personne physique ou morale. Un certificat attestant l’existence de la maison-mère (Certificate of legal existence) à l’étranger, authentifié par les autorités compétentes, doit également être remis. Dans le cas où les documents constitutifs d’une société canadienne sont rédigés en français, il est possible qu’une traduction soit exigée. Les frais gouvernementaux d’immatriculation sont de 385 $ et le processus aboutit par l’émission d’un certificat d’autorisation (Certificate of Authority) permettant à la société d’opérer dans l’État.

Même si le processus est simple en soi, il arrive que les sociétés constituées à l’extérieur des États-Unis fassent l’objet de requêtes et de demandes d’informations supplémentaires afin de satisfaire les autorités compétentes que le statut de la société étrangère est en conformité avec les lois locales, ce qui peut engendrer des délais et charges administratives supplémentaires. Dans les faits, il arrive souvent que les non-résidents américains choisissent de créer une nouvelle société.

Constitution d’une entité juridique distincte (filiale, société sœur ou autre société liée)

Corporation (C Corp)

La procédure consiste à déposer en ligne le certificat de constitution de la société (Certificate of Incorporation) auprès du Secretary of State, en remplissant un formulaire prévu à cet effet. Ce document mentionne le nom légal et l’adresse de la société, le nom et l’adresse de ses fondateurs, le nombre et les catégories d’actions autorisées ainsi qu’une description des droits associés à chaque catégorie d’action. Un agent aux fins de signification (Representative for services) doit également être nommé, qui peut être soit une personne physique résidant au Connecticut, une entité juridique y ayant sa place d’affaires ou une entité juridique étrangère immatriculée au Connecticut et donc en possession du certificat d’autorisation (Certificate of Authority) d’y faire des affaires.

Les frais gouvernementaux d’incorporation sont généralement se composent comme suit  :

  • 250 $ pour le certificat de constitution et le rapport d’organisation ;
  • Une taxe de franchise ponctuelle, dont le montant exact est calculé en fonction du nombre d’actions émises, doit également être payée lors d’une émission d’actions supérieure à 20,000 actions.

La société est constituée et active dès l’acceptation du dépôt du certificat de constitution par le Secretary of State, ce qui a généralement lieu le jour même du dépôt.

Suite à la constitution de la société, ses fondateurs, ou les administrateurs de la société si ceux-ci sont nommés dans le certificat de constitution, doivent tenir une assemblée organisationnelle dans laquelle ils adopteront les règlements de la société et nommeront, le cas échéant, le conseil d’administration. C’est ce dernier qui complétera par la suite l’organisation de la société par la nomination de ses dirigeants, l’émission des actions aux souscripteurs, l’ouverture d’un compte de banque, etc.

Dans un délai de 30 jours après l’assemblée organisationnelle et annuellement par la suite, la société doit rapporter certaines informations à l’État, dont son adresse principale ainsi que le nom et l’adresse des administrateurs. Il n’est pas nécessaire que les administrateurs soient citoyens ou résidants américains. Le nombre d’actions émises, leur prix ainsi que l’identité des actionnaires n’ont pas à être rapportés. De même, les sociétés considérées comme non publiques, c’est-à-dire avec un nombre relativement restreint d’actionnaires, n’ont pas à soumettre de rapports financiers à l’État, sauf les rapports d’impôt et de taxes.

 

Limited Liability Company (LLC)

Il s’agit de déposer les statuts constitutifs de la LLC (Certificate of organization) auprès du Secretary of State, en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Ce document indique le nom de la société à être créée, ainsi que des informations concernant ses membres. Une LLC peut être créée par un seul membre. Les fondateurs d’une LLC n’ont pas à être résidants du Connecticut, mais ils doivent toutefois y nommer un agent aux fins de signification (Registered agent), qui peut être soit une personne physique résidant au Connecticut, une entité juridique y ayant sa place d’affaires ou une entité juridique étrangère immatriculée au Connecticut et donc en possession du certificat d’autorisation (Certificate of Authority) d’y faire des affaires. Les frais gouvernementaux du dépôt des statuts constitutifs sont de 120 $ US. Il est également possible d’obtenir au préalable un certificat de réservation de dénomination sociale auprès du Secretary of State, ceci au coût de 60 $, afin de s’assurer de la disponibilité du nom légal de la société lors de la constitution.

Contrairement aux formalités dans plusieurs autres États, il n’est pas nécessaire de déposer un contrat d’exploitation (Operating Agreement) pour créer une LLC au Connecticut. Il est toutefois hautement recommandé de le faire, ce document régissant les relations internes de ses membres et le mode de fonctionnement de la LLC. À noter que le Connecticut Uniform Limited Liability Company Act entré en vigueur le 1er juillet 2017, a modifié substantiellement les dispositions applicables aux LCC en vigueur jusque-là et les entrepreneurs faisant déjà affaires aux États-Unis sous cette forme juridique auraient intérêt, si ce n’est déjà fait, à se faire conseiller sur la manière dont la nouvelle législation pourrait influencer leurs opérations. Des dispositions y sont notamment applicables par défaut en cas de silence du contrat d’exploitation ou d’absence de ce dernier.

La loi du Connecticut n’impose aucune publicité dans les journaux locaux de la formation de la LCC, qui sera toutefois soumise au paiement d’une taxe corporative bi-annuelle de 250 $ US ainsi qu’à l’obligation de produire, sur papier ou en ligne, un rapport annuel au Secretary of State pour lequel des frais gouvernementaux de 20 $ sont exigés.

 

General partnership

La loi définit le general partnership comme une association formée de personnes physiques ou morales faisant des affaires ensemble dans un but lucratif, qu’elles aient ou non l’intention de créer un general partnership (lorsque certaines conditions sont remplies). Un partage de profits entre partenaires crée une présomption de l’existence d’un general partnership. Comme une des principales caractéristiques de cette forme juridique est que chaque associé assume pleinement les dettes et obligations de l’entreprise, la prudence est de mise et les partenaires auraient avantage à envisager l’immatriculation en une autre forme juridique.

Un general partnership n’a pas à être immatriculé au Connecticut, étant régi par certaines dispositions impératives du droit local, l’accord entre les associés, qui est optionnel bien que fortement recommandé, ainsi que par des textes harmonisés tel l’Uniform Partnership Act qui a été adopté au Connecticut.

Le general partnership est néanmoins soumis à l’obligation d’obtenir un certificat de nom commercial (Trade Name Certificate) et, le cas échéant, tous les permis et licences requis selon la nature de ses activités.

 

Limited Partnership

Un limited partnership est l’équivalent d’une société en commandite. Lors de sa création, tous les commandités doivent déposer un certificat de société en commandite (Certificate of limited partnership), qui prévoit la mention du nom et de l’adresse de la société, le nom et l’adresse d’affaires de tous les commandités, la date de dissolution prévue de la société ainsi que la nomination d’un agent résidant au Connecticut aux fins de signification (registered agent). Les frais gouvernementaux d’immatriculation sont de 120 $ US.

La société a l’obligation de conserver à sa principale place d’affaires : (i) une liste à jour de tous les commandités et commanditaires en ordre alphabétique, incluant leurs adresses; (ii) une copie du certificat de société en commandite ainsi que tout amendement y ayant été apporté; (iii) des copies des déclarations de taxes fédérales, étatiques et locales (pour les taxes) ainsi que les états financiers des trois dernières années; (iv) une copie de tout contrat d’exploitation et de tous les amendements y ayant été apportés ainsi que de tout contrat d’exploitation n’étant plus en vigueur; et (v) la documentation permettant d’établir la contribution respective des associés.

La société en commandite doit produire chaque année une déclaration annuelle le dernier jour du mois anniversaire de sa formation, pour lequel des frais de 20 $ US sont exigibles. La déclaration doit être produite par voie électronique, à moins pour la société d’avoir fait une demande d’autorisation de production d’une déclaration en format papier.

Emploi de personnel

Sauf disposition contraire de la loi dans certains cas ou du contrat d’emploi, le Connecticut est un État d’emploi « at will », ce qui signifie qu’en principe autant l’employé que l’employeur peuvent mettre fin à la relation d’emploi en tout temps et sans indication de motifs. Les dispositions législatives antidiscriminatoires limitent toutefois la portée de ce droit en ce qu’il est interdit de congédier un employé pour des raisons liées à sa condition personnelle tels sa race, son sexe, sa religion, une grossesse, etc. Les tribunaux ont également nuancé cette liberté d’emploi en considérant comme illégal le congédiement d’un employé en violation d’une question d’ordre public (par exemple à la suite de la dénonciation par l’employé d’actes illégaux commis par l’employeur) ou en présence de représentations orales ou écrites de l’employeur quant à la nature continue du lien d’emploi. De là, entre autres, l’importance de rédiger un contrat d’emploi clair, qui consigne non seulement les conditions de travail, mais par la même occasion les clauses de confidentialité, de non-sollicitation et de non-concurrence ainsi que les politiques de l’entreprise. La loi du Connecticut oblige d’ailleurs les employeurs à informer par écrit leurs employés de certaines conditions de travail tels les salaires, les heures de travail, les vacances ainsi que le droit aux congés de maladie.

Le salaire minimum est de 10,10 $ US/heure depuis le 1er janvier 2017 et n’a pas été amendé pour l’année 2018. Les employeurs du Connecticut sont obligés, sauf exception, de souscrire à une assurance afin d’indemniser les accidents de travail de leurs employés rendant des services au Connecticut (workers compensation). Ceux ayant une masse salariale de 1500 $ US ou plus par trimestre, qui emploient des personnes pour une ou plusieurs journées (entières ou non) durant 20 semaines par année ou qui contribuent au Federal Unemployment Tax Act et exercent des activités commerciales dans l’État du Connecticut doivent également contribuer à un fonds d’assurance-emploi (unemployment insurance), qui fournit une protection financière à court terme aux personnes qui sont sans emploi pour des raisons hors de leur contrôle. À noter qu’il s’agit d’un régime financé en totalité par l’employeur et qu’il n’est pas nécessaire de prouver que ce dernier a commis une faute pour que l’employé puisse en bénéficier (no fault), sous réserve de certains moyens de défense accordés à l’employeur telle l’intoxication volontaire de l’employé ou suite au geste intentionnel d’un tiers. Le montant de cette contribution est demeuré inchangé en 2018 par rapport à 2017 et est généralement de 3,9 % du salaire versé pour un nouvel employeur. Il peut toutefois varier au cas par cas entre 1,9 % et 6,8 % en fonction du type d’emploi, du nombre d’employés, du fait qu’il s’agisse d’emplois à temps plein ou partiel ainsi que de l’historique de l’employeur dans l’État. Cette cotisation s’applique sur le premier 15 000 $ US de salaire versé à chaque employé assujetti. L’employeur doit rendre compte de son registre de personnel, des salaires versés et payer sa cotisation au Unemployment Compensation Tax chaque trimestre du calendrier.

La contribution à un régime de pension était optionnelle jusqu’à l’adoption le 27 mai 2016 d’une loi créant le Connecticut Retirement Security Program. Cette dernière obligera les sociétés employant cinq salariés ou plus à déposer 3% du salaire des employés couverts dans un fonds de retraite qui sera géré par la Co_nnecticut Retirement Security Authority_, une nouvelle société d’État crée le 1er janvier 2017. L’entrée en vigueur de la loi était prévue pour le 1er janvier 2018, mais a été reportée, son application sera donc à surveiller. En ce qui concerne l’assurance-maladie, une réforme législative dans le domaine de la santé, la loi fédérale Affordable Care Act, exige des sociétés employant plus de 50 personnes à temps plein d’offrir, sous peine de pénalité, une couverture d’assurance-maladie.

Responsabilité pour garanties et protection du consommateur

Au Connecticut, tous les revendeurs d’un produit peuvent être tenus responsables des dommages causés par celui-ci. Cela inclut le fabricant, distributeur, revendeur au gros ou au détail ainsi que le locateur de ces produits. La faute peut provenir d’une négligence, de bris de garantie expresse ou implicite, de fausses représentations ou du défaut de s’acquitter d’une obligation d’information, d’avertissement ou d’instruction. Les dommages sujets à indemnisation incluent autant les dommages causés au produit lui-même que les autres préjudices matériels ainsi que les blessures corporelles, voire la mort d’une personne. Tous les produits vendus à des consommateurs incluent également une garantie légale implicite quant à leur qualité marchande (merchantability) et leur caractère adéquat à l’usage pour lequel ils sont destinés (fitness for a particular purpose).

De manière générale, les obligations des fabricants et revendeurs de produits en termes de sécurité, informations à fournir, étiquetage, emballage, etc., varient en fonction du secteur d’industrie, du type de produit et de la clientèle à laquelle le produit est destiné. En matière de protection du consommateur, il est particulièrement important de faire vérifier par un professionnel la conformité des produits vendus à la législation en vigueur, étant donné la propension au litige judiciaire aux États-Unis et la popularité des recours collectifs, où les indemnités réclamées et souvent accordées n’ont aucune mesure avec ce qui est connu dans le système juridique canadien. Un avocat de commerce international canadien travaillant de pair avec un collègue américain sera souvent le mieux placé pour amorcer le processus d’harmonisation avec les lois étrangères.

Liens utiles

Pour en savoir davantage à ce sujet, consultez la section Faire affaire aux États-Unis – Renseignements légaux de notre site Web.

À jour en date du 15 juillet 2018, sauf exception