En raison des incidences au Canada d’activités menées à l’étranger, un avocat et un conseiller fiscal canadiens devraient être consultés dans l’élaboration de tout projet d’affaires à l’étranger. Le mandat d’un professionnel sera d’établir avec vous la structure et le mode opérationnel les plus avantageux ainsi que de déterminer les obligations à respecter dans l’État de New York. En effet, comme le traitement légal et fiscal des opérations commerciales est basé sur les faits et non sur le nom qu’on leur donne ou sur l’intention de départ, les coûts, voire les pénalités, associés à un montage d’affaires inadéquat ne pourront généralement pas être évités de manière rétroactive et dépassent en principe de loin ceux d’une planification réfléchie et compétente. En ce sens, la rubrique qui suit se veut une source d’information générale sur le régime juridique corporatif dans l’État de New York.

Établir une présence d’affaires dans l’État de New York

Une entreprise qui fait des affaires dans l’État de New York a l’obligation de s’immatriculer au New York Department of State, Division of Corporations (ci-après Department of State), soit en s’immatriculant comme société étrangère ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État de New York et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.

Savoir si une entreprise fait des affaires à New York ne peut être déterminé qu’au cas par cas. La loi se limite à établir une liste non exhaustive de critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée. Par exemple :

  • Être engagé dans une procédure judiciaire, administrative, d’arbitrage ou autre, ou être en processus de règlement de celle-ci ou d’autres litiges ;
  • Tenir des réunions d’administrateurs ou d’actionnaires ;
  • Avoir un compte en banque ;
  • Disposer d’un bureau ou d’une agence pour le transfert, l’échange et l’enregistrement des sûretés de la société ou y avoir des fiduciaires ou dépositaires en lien avec ces sûretés.

De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés ci-dessus, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires dans l’État de New York et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation. Dans tous les cas, cependant, un certain degré de permanence, de continuité et de régularité est requis afin qu’une entreprise soit considérée comme faisant des affaires à New York.

Le défaut de se conformer à l’exigence d’immatriculation a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux de l’État de New York, ou devra suspendre ces dernières, ce qui peut causer des problèmes, par exemple, si une société canadienne a besoin d’intenter une action en paiement contre un client de cet État. La société sera de plus susceptible d’être poursuivie par le procureur général de l’État pour être empêchée d’y faire des affaires sans autorité, en plus des frais et pénalités encourus par l’omission de s’immatriculer, incluant les taxes dues en vertu des lois locales pour les sociétés en opération. Elle pourra toutefois se défendre en cour et autant les actes posés que les contrats conclus en tant qu’entité corporative demeureront valides.

La loi précise également que le degré et la nature des activités donnant lieu à l’obligation de s’immatriculer en tant que société étrangère ne peuvent être utilisés comme standard pour déterminer si une entreprise est par ailleurs susceptible de se voir signifier des procédures judiciaires ou être exposée à toute autre réglementation de l’État. Ceci réfère notamment à la pratique du « bras long » (long arm jurisdiction) contenue dans les lois civiles new-yorkaises (Civil Practice Law and Rules) et qui accorde aux tribunaux une compétence judiciaire sur des entités non domiciliées dans l’État, ainsi que sur leurs administrateurs, notamment dans les cas suivants : (i) transiger toute affaire dans l’État ou contracter pour fournir des biens ou des services dans l’État ; ou (ii) commettre un acte délictuel dans l’État, excepté une action en diffamation pour un tel acte ; ou (iii) commettre un acte délictuel à l’extérieur de l’État causant un dommage à une personne ou à un bien dans l’État, excepté une action en diffamation pour un tel acte, ceci à certaines conditions ; ou (iv) posséder, utiliser ou détenir tout bien immobilier à l’intérieur de l’État. Les tribunaux ont également interprété cette disposition comme liant personnellement les dirigeants et administrateurs d’une société lorsque leurs actes ont pour effet d’assujettir la société à la juridiction new-yorkaise.

En raison de ce qui précède, la démarche consistant à s’assurer de la conformité des activités d’une entreprise et de ses représentants à la législation locale est donc très importante pour une société considérant s’engager en affaires dans l’État de New York. Les avocats canadiens de commerce international seront dans bien des cas le point de contact le plus utile dans un premier temps, ceci en raison du réseau qu’ils entretiennent avec des collègues locaux de confiance, de leur capacité à faire les liens appropriés avec le statut et le contexte entourant une entreprise canadienne ainsi que de la facilité accrue sur le contrôle des coûts ainsi permise.

L’une des formalités à respecter pour une société faisant affaire dans l’État de New York consiste à y enregistrer un nom commercial (assumed name) lorsque la société désire faire affaire sous un autre nom que son nom légal ou qu’elle ne peut utiliser ce dernier dans l’État. Il s’agit pour ce faire de remplir et de déposer auprès du Department of State un formulaire prévu à cet effet (Certificate of Assumed Name), qui mentionne entre autres le nom complet et l’adresse de l’entité utilisant le nom commercial ainsi que tous les endroits où elle compte utiliser ce nom. Les frais gouvernementaux d’enregistrement sont de 25 $ US plus, s’il s’agit de sociétés par actions (corporations), 100 $ US additionnels pour chacun des 5 comtés (counties) composant la ville de New York (New York, Kings, Queens, Bronx, et Richmond) où le nom commercial sera utilisé, et 25 $ US par comté à l’extérieur de la ville de New York.

Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir dépendront de la nature de ses activités.

Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le site du New York State License Center-Business Wizard.

La section Renseignements fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versements de taxes et autres obligations fiscales auxquelles une entité, créée ou non dans l’État de New York, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (New York State Department of Taxation and Finance).

Dans la plupart des cas où une personne fait des affaires et/ou constitue une société dans l’État de New York, elle devra y nommer le secrétaire d’État (Secretary of State) comme agent auquel sera signifiée toute procédure légale. La désignation d’un autre agent (registered agent), en surplus et pour les mêmes fins, est généralement optionnelle. Des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. Un avocat canadien de commerce international saura également vous recommander les adresses dont l’expérience a démontré la fiabilité.

 

Agents et distributeurs

De nombreuses sociétés travaillent dans l’État de New York avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente, dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur, ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi et l’obligation de s’immatriculer à New York.

Le droit de New York consacré aux contrats d’agents (sales representatives) accorde aux agents et aux fournisseurs une grande flexibilité dans l’organisation de leur relation d’affaires, sous réserve de certaines dispositions impératives de la loi. Ces dernières sont notamment à l’effet qu’un contrat écrit doit être conclu entre le fournisseur et l’agent, prévoyant les modalités de calcul et de paiement des commissions, qui doivent être versées à l’intérieur d’un délai maximum de 5 jours ouvrables à partir du moment où elle est due. Le fournisseur est tenu de remettre une copie signée du contrat à l’agent, dont il doit obtenir une confirmation de réception signée de sa part. En cas de défaut, le fournisseur peut être condamné à des dommages punitifs allant jusqu’à deux fois le montant dû en commissions, plus les frais raisonnables d’avocats. Le fournisseur est tenu de conserver une copie signée du contrat d’agent durant trois années après sa résiliation. À défaut de pouvoir le produire en cas de litige, il serait présumé que la version de l’agent est correcte. À noter également que les clauses de non-concurrence sont interprétées de manière restrictive dans l’État de New York et devraient être rédigées par un professionnel afin de s’assurer qu’elles correspondent aux critères de validité établis par les tribunaux quant à leur caractère raisonnable.

De manière générale, les agents et distributeurs demeurent soumis aux lois commerciales généralement applicables tels l’Uniform Commercial Code et le Fair Trade Law, comportant entre autres le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat et encadrant les méthodes de concurrence déloyale ainsi que les pratiques commerciales inéquitables ou trompeuses. Les obligations de chacune des parties et autres modalités quant à leur relation ont donc intérêt à être clairement prévues par un contrat précis prévoyant entre autres les mécanismes de résiliation et de renouvellement.

 

Franchise

Un manufacturier devrait également s’assurer que son contrat avec un distributeur ou un agent ne sera pas qualifié contre son gré de contrat de franchise par les autorités locales, ce qui engendrerait une série d’obligations de divulgation et d’enregistrement. La loi de l’État de New York est considérée comme l’une des plus enclines du pays à conclure à la présence d’un contrat de franchise. À partir du moment où le distributeur est tenu de payer une somme d’argent entrant dans la définition que la loi fait de frais de franchisage (franchise fee), il suffit que les ventes soient effectuées selon un plan marketing ou un système établi de manière substantielle par le manufacturier ou que les biens et services soient significativement associés à la marque de commerce, logo ou autre symbole commercial du manufacturier pour encourir les obligations reliées aux contrats de franchise. La plupart des autres juridictions requièrent la présence cumulative des deux conditions susmentionnées pour en arriver à une conclusion similaire.

Immatriculation comme société étrangère (succursale)

Pour s’immatriculer dans l’État de New York, la société doit être domiciliée dans un comté de l’État, mais il n’est pas nécessaire qu’elle y disposer d’un bureau physique. La loi prévoit également la nomination d’un agent à des fins de signification de procédures légales (registered agent). Tel que mentionné ci-haut, ce dernier doit obligatoirement être le secrétaire d’État de l’État de New York bien qu’il soit possible d’en nommer un autre, en surplus, au choix de la société. Ceci est d’ailleurs fortement recommandé afin d’accélérer le processus de notification à l’entreprise. La procédure consiste à remplir un formulaire prévu à cet effet (Application for Authority), accompagné par un certificat attestant l’existence de la maison-mère à l’étranger, qui doit avoir été émis dans la dernière année et être authentifié par les autorités compétentes. Une déclaration à l’effet que la société n’a pas fait affaire dans l’État de New York avant d’y être autorisée doit de plus accompagner la demande d’immatriculation, ou à défaut celle-ci doit être présentée avec une autorisation de la New York State Tax Commission. Dans le cas où les documents constitutifs d’une société canadienne sont rédigés en français, une traduction anglaise sera exigée. Les frais gouvernementaux d’immatriculation sont de 225 $ US.

Même si le processus est simple en soi, il arrive que les sociétés constituées à l’extérieur des États-Unis fassent l’objet de requêtes et de demandes d’informations supplémentaires afin de satisfaire les autorités compétentes que le statut de la société étrangère est en conformité avec les lois locales, ce qui peut engendrer des délais et charges administratives supplémentaires. Dans les faits, il arrive souvent que les non-résidents américains choisissent de créer une nouvelle société.

Constitution d’une entité juridique distincte (filiale, société sœur ou autre société liée)

Corporation (C Corp)

Une corporation peut être formée dans l’État de New York par une ou plusieurs personnes physiques âgées de 18 ans ou plus. La procédure consiste à déposer le certificat de constitution de la société (Certificate of Incorporation) auprès du Department of State, en remplissant un formulaire prévu à cet effet qui ne contient toutefois que certaines mentions minimales tels le nom légal de la société, son comté de domiciliation dans l’État, son autorisation à faire toutes les affaires autorisées par la loi et prévoit l’émission par défaut de 200 actions sans valeur nominale, sauf indication contraire. L’utilisation de ce formulaire est optionnelle et il est possible de s’en procurer d’autres dans des points de vente spécialisés ou de le rédiger soit même afin d’y inclure les éléments permis par la loi spécifique à la société à être créée. Dans tous les cas cependant, le secrétaire d’État de New York (Secretary of State) devra être nommé comme agent de signification de la correspondance légale. À défaut, la société sera présumée l’avoir fait. Elle dispose toutefois du droit de nommer un autre agent à son choix, en plus du secrétaire d’État, qui peut être soit une personne physique résidant ou ayant une place d’affaires dans l’État de New York ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Ceci est d’ailleurs fortement recommandé afin d’accélérer le processus de notification à l’entreprise. Les frais gouvernementaux d’incorporation sont de 125 $ US et la société est constituée à la date du dépôt du certificat de constitution auprès du Department of State.

À la suite de la création de la société, ses fondateurs doivent tenir une assemblée ayant pour but de compléter son organisation. Le conseil d’administration et les autres dirigeants y seront notamment nommés et les règlements adoptés. À noter que la loi requiert que les règlements initiaux de la société soient adoptés par ses fondateurs. Il est toutefois permis de poser les actions susmentionnées sans la tenue d’une assemblée organisationnelle, à condition que tous les fondateurs y consentent par écrit.

Dans l’État de New York, les sociétés sont expressément requises de conserver dans l’État des dossiers permanents et documents comptables adéquats, contenant notamment les procès-verbaux de toutes les assemblées d’actionnaires, du conseil d’administration et des comités exécutifs, un registre des noms et adresses de tous les actionnaires, le nombre et la catégorie des actions possédées par chacun d’eux ainsi que la date où ils sont devenus actionnaires.

La société doit également produire tous les deux ans un rapport à l’État, calculé à partir du mois de sa formation, qui indique le nom et l’adresse d’affaires de son directeur général (Chief Executive Officer), l’adresse de son bureau principal (principal executive office) ainsi que l’adresse postale, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’État, où le secrétaire d’État doit envoyer une copie de toute procédure intentée contre la société. À noter qu’il est possible en tout temps de mettre à jour l’adresse à laquelle le secrétaire d’État doit signifier une copie de la correspondance légale. Il est d’ailleurs recommandé d’y procéder le plus tôt possible, ceci en remplissant un formulaire disponible à cet effet (Certificate of Change).

 

Limited Liability Company (LLC)

Les statuts constitutifs de la LLC (Articles of Organization) sont déposés par ses organisateurs auprès du Department of State, en remplissant le formulaire prévu à cet effet, qui ne contient toutefois que les mentions minimales telles le nom légal de la société, son comté de domiciliation dans l’État et l’adresse à laquelle la correspondance légale doit être signifiée. L’utilisation de ce formulaire est optionnelle. Il est possible de s’en procurer d’autres dans des points de vente spécialisés ou de le rédiger soit même afin d’y inclure les éléments permis par la loi spécifique à la société à être créée. Dans tous les cas cependant, le secrétaire d’État de New York (Secretary of State) devra être nommé comme agent de signification en cas de procédure intentée contre la société. Celle-ci dispose toutefois du droit de nommer un autre agent (registered agent) à son choix, en plus du secrétaire d’État, qui peut être soit une personne physique résidant ou ayant une place d’affaires dans l’État de New York ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Ceci est d’ailleurs fortement recommandé afin d’accélérer le processus de notification à l’entreprise. Une LLC peut être créée par un seul organisateur, qui peut ne pas être un membre et doit tenir un registre, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’État, des informations suivantes : (i) si la société est dirigée par des gestionnaires (managers) ; (ii) une liste à jour et en ordre alphabétique des noms et de la dernière adresse connue de chaque membre ainsi que la mention de leur participation dans les profits et pertes de la société ou les informations permettant de déterminer cette participation ; (iii) une copie des statuts constitutifs de la LLC ainsi que tout amendement y ayant été apporté, accompagnés des éventuelles procurations signées en vertu desquelles ces documents ont été signés ; (iv) une copie du contrat d’exploitation de la LLC ainsi que de tout amendement y ayant été apporté ; et (v) une copie des déclarations et retours de taxes fédérales, étatiques et locales des trois dernières années.

La LCC doit mettre les informations susmentionnées à la disposition de ses membres pour consultation et copie, sur demande de ces derniers et sous réserve de toute limitation raisonnable dans le contrat d’exploitation. Les membres ont également le droit, aux mêmes conditions, de consulter et copier les états financiers des trois dernières années et d’obtenir les informations sur les affaires internes de la LLC qu’il est raisonnable de requérir. Il est possible de prévoir dans le contrat d’exploitation que certains dirigeants ou gestionnaires de la LLC seront autorisés à retenir une information qu’ils croient raisonnablement être de la nature du secret commercial, qu’il serait contraire aux intérêts de la LLC de divulguer ou si la confidentialité en est requise par la loi ou par toute entente avec une tierce partie. La LLC est formée à partir de la réception des statuts constitutifs par le Department of State, ou à toute date postérieure y étant indiquée. Les frais gouvernementaux exigés sont de 200 $ US.

Dans l’État de New York, la conclusion d’un contrat d’exploitation (operating agreement) par les membres de la LLC est requise par la loi. Ce dernier décrit la nature des activités de la LLC, réglemente ses affaires internes ainsi que les droits, pouvoirs et limitations de responsabilités de ses membres, dirigeants, employés et représentants, pour autant qu’elles soient permises par la loi. Le contrat d’exploitation peut être conclu avant, au moment ou jusqu’à 90 jours après la formation de la LLC et est effectif à partir de ce jour dans tous les cas. Le contrat d’exploitation est un document interne qui n’est pas déposé auprès du Department of State.

Les LLC sont soumises à une obligation de publicité quant à leur formation, sauf certaines exceptions limitées comme les productions théâtrales. La procédure consiste à publier, dans deux journaux indiqués par le greffier du comté (county clerk) et durant une période de six semaines, une copie des statuts constitutifs de la LLC ou un avis des informations qu’il contient. L’éditeur émet par la suite un affidavit que la LLC doit joindre au certificat de publication (Certificate of Publication), un formulaire à remplir et qui confirme que l’obligation de publicité a été remplie. Le défaut de le faire à l’intérieur d’un délai de 120 jours après la formation de la LLC entraîne la suspension de son droit de faire des affaires dans l’État.

La LLC doit également produire tous les deux ans un rapport à l’État, calculé à partir du mois de sa formation, qui indique l’adresse postale où le secrétaire d’État doit envoyer une copie de toute procédure intentée contre la LLC. À noter qu’il est possible en tout temps de mettre à jour l’adresse à laquelle le secrétaire d’État doit signifier une copie de la correspondance légale. Il est d’ailleurs recommandé d’y procéder le plus tôt possible, ceci en remplissant un formulaire étant disponible à cet effet (Certificate of Change).

 

General partnership

Un general partnership est une association formée de deux ou plusieurs personnes faisant des affaires ensemble dans un but lucratif. L’existence d’un general partnership est une question de fait, ce qui implique qu’il peut exister bien que les parties n’aient pas eu l’intention de le créer. Le fait de partager des revenus bruts ne crée pas en soi un general partnership. Par contre, la réception d’une partie des profits engendre une présomption de l’existence d’une telle association, sauf certaines exceptions prévues par la loi tel un partage des profits en paiement d’une dette, salaire pour un employé, loyer à un locateur, intérêt sur un prêt ou suite à la vente d’achalandage dans une affaire. Comme une des principales caractéristiques de cette forme juridique est que chaque associé assume pleinement les dettes et obligations de l’entreprise, la prudence est de mise et les partenaires auraient avantage à envisager l’immatriculation sous une autre forme juridique.

Un general partnership n’a pas à être immatriculé à New York, étant régi par l’accord entre les associés, qui est optionnel bien que fortement recommandé, ou à défaut par les dispositions des lois locales comme le Partnership Act. Toutefois, une personne faisant affaire dans l’État en tant que membre d’un general partnership doit remplir auprès du greffier (county clerk) de chaque comté où ces activités sont menées un certificat indiquant l’adresse d’affaires dans le comté ainsi que le nom et l’adresse de tous les partenaires.

Le cas échéant, les permis et licences requis selon la nature des activités devront également être obtenus.

 

Limited Partnership

Un limited partnership est l’équivalent d’une société en commandite. Sa création se fait par le dépôt et la signature par tous les commandités d’un certificat de société en commandite (Certificate of Limited Partnership), soit un formulaire à remplir qui prévoit la mention du nom et le comté de domiciliation du limited partnership, le nom et l’adresse de tous les commandités, toute date de dissolution prévue ainsi que la nomination du secrétaire d’État de New York (Secretary of State) comme agent de signification en cas de procédure intentée contre la société. Celle-ci dispose toutefois du droit de nommer un autre agent (registered agent) à son choix, en plus du secrétaire d’État, qui peut être soit une personne physique résidant ou ayant une place d’affaires à New York ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Ceci est d’ailleurs fortement recommandé afin d’accélérer le processus de notification à l’entreprise. Les frais gouvernementaux d’immatriculation sont de 200 $ US.

Les limited partnership sont soumis à une obligation de publicité quant à leur formation, qui consiste à publier, dans deux journaux indiqués par le greffier du comté (county clerk) et durant une période de six semaines, une copie des statuts constitutifs de la LLC ou un avis des informations qu’il contient. L’éditeur émet par la suite un affidavit que le limited partnership doit joindre au certificat de publication (Certificate of Publication), un formulaire à remplir et qui confirme que l’obligation de publicité a été remplie. Le défaut de ce faire à l’intérieur d’un délai de 120 jours après la formation du limited partnership entraîne la suspension de son droit de faire des affaires dans l’État.

L’État de New York oblige également les associés d’un limited partnership à conclure un accord de partenariat (partnership agreement). Sous réserve de certaines exceptions, aucune personne ne peut avoir les droits ni être liée par les obligations d’un commandité si elle n’a pas signé l’accord de partenariat.

La société doit conserver les documents suivants, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’État : (i) une liste à jour et en ordre alphabétique des noms et de la dernière adresse connue de chaque membre ainsi que la mention de leur participation dans les profits et pertes de la société ou les informations permettant de déterminer cette participation ; (ii) une copie du certificat de société en commandite ainsi que tout amendement y ayant été apporté ainsi que les éventuelles procurations en vertu desquelles ils ont été signés ; (iii) une copie de l’accord de partenariat de du limited partnership ainsi que de tout amendement y ayant été apporté ; et (iv) une copie des déclarations et retour de taxes fédérales, étatiques et locales des trois dernières années.

Le limited partnership doit mettre les informations susmentionnées à la disposition des partenaires pour consultation et copie, sur demande de ces derniers et sous réserve de toute limitation raisonnable établie dans l’accord de partenariat ou par décision des commandités. Les partenaires ont également le droit de consulter et copier aux mêmes conditions les états financiers des trois dernières années et d’obtenir les informations sur les affaires internes du limited partnership qu’il est raisonnable de requérir.

Dans l’État de New York, un limited partnership n’a pas à produire de rapport annuel ou biennal au Department of State.

Emploi de personnel

Sauf certaines restrictions de la loi dans certains cas ou du contrat d’emploi, New York est un État d’emploi « at will », ce qui signifie qu’en principe autant l’employé que l’employeur peut mettre fin à la relation d’emploi en tout temps et sans indication de motifs.

Les dispositions législatives antidiscriminatoires limitent toutefois la portée du droit de mettre fin à une relation d’emploi, en ce qu’il est interdit de congédier un employé ou de refuser de l’embaucher pour des raisons liées à sa condition personnelle tels sa race, son sexe, sa religion, etc., lorsque ces considérations ne sont pas liées à la nature du travail. Il est également interdit de congédier un employé en raison d’activités politiques ou récréatives en dehors de ses heures de travail, utilisation légale de biens consommables ou adhésion à un syndicat. Les employés sont aussi protégés du congédiement en cas de plainte contre leur employeur pour violation d’une disposition contenue dans les lois du travail, s’ils ont participé à une enquête, fourni des informations aux autorités responsables de l’application de la loi ou suite à l’exercice de droits protégés.

Le New York State Department of Labor est l’entité chargée de faire respecter la législation concernant les normes et les relations de travail dans l’État, disposant pour ce faire de pouvoirs d’enquête et de la possibilité de faire exécuter ses ordonnances par un tribunal judiciaire. Un professionnel en droit du travail devrait être consulté avant le recrutement d’employés dans l’État de New York, étant donné la multitude des considérations que l’employeur est tenu par la loi de respecter. Bien qu’un contrat de travail écrit ne soit pas formellement requis, il demeure toutefois fortement recommandé de consigner par écrit non seulement les modalités de la relation de travail, mais par la même occasion les clauses de confidentialité, de non-sollicitation et de non-concurrence ainsi que les politiques de l’entreprise, ceci dans un souci de saine gestion, mais également à des fins de preuve et référence future.

Le salaire minimum général au 31 décembre 2017 dans la ville de New York est de 12,00 $ US/heure pour les entreprises de 10 employés au moins et de 13,00 US$/heure pour celles employant 11 personnes ou plus. Certaines exceptions s’appliquent, notamment pour les salariés dans le secteur de l’alimentation rapide (fast food), pour lesquels le salaire minimum est de 13,50 $ US /heure dans la ville de New York et de 11,75 $ US/heure dans le reste de l’État, ainsi que pour les employés à pourboire, dont le salaire minimum varie entre 7,50 $ US et 8,65 $ US selon la localisation et le nombre d’employés de l’entreprise. Le salaire minimum dans les comtés de Long Island et Westchester est de 11,00 $ US /heure et de $10,40 $ US/heure dans le reste de l’État. À noter que l’état de New York a voté une loi le 4 avril 2016, qui augmentera progressivement le salaire minimum dans la ville de New York à 15 $ US/heure entre 2018 et 2020, dépendant du nombre d’employés et de la localisation de l’entreprise. En ce qui concerne l’année courante, le salaire minimum dans la ville de New York passera ainsi le 31 décembre 2018 à 13,50 US$/heure pour les entreprises de 10 employés et moins et à 15,00 $ US /heure pour celles employant 11 personnes et plus (les salaires minumums varient pour le reste de l’État). Une nouvelle loi est également entrée en vigueur le 1er janvier 2018, selon laquelle des congés payés pour raisons familiales seront accordés en cas de naissance d’un enfant, soins à un proche handicapé ou absence dû à un service militaire à l’étranger. La loi couvre pratiquement tous les secteurs d’activité privés et, bien que le programme soit financé à même des déductions à la source du salaire des employés, l’employeur est tenu de garantir son poste à un employé ayant bénéficié d’un congé pour raisons familiales, de contracter l’assurance requise pour permettre la mise en œuvre du programme et d’informer ses employés de son contenu. Les employeurs de l’État de New York sont également obligés, à de rares exceptions près, d’indemniser leurs employés rendant leurs services dans l’État pour les maladies ou accidents encourus dans le cadre de leur travail (workers compensation). L’employeur peut pour ce faire souscrire à une assurance privée, à un fonds d’assurance publique ou fournir à l’État des preuves satisfaisantes qu’il est en mesure de s’acquitter de ses obligations à même ses propres fonds. À noter qu’il s’agit d’un régime financé en totalité par l’employeur et qu’il n’est pas nécessaire de prouver que ce dernier a commis une faute pour que l’employé puisse en bénéficier (no fault), sous réserve de certains moyens de défense accordés à l’employeur telle l’intoxication volontaire de l’employé ou suite au geste intentionnel d’un tiers. L’invalidité d’un employé est également sujette à indemnité pour une période allant jusqu’à un maximum de 26 semaines par année, cette dernière étant versée à partir d’un fonds alimenté par l’employeur et l’employé. Aussi, les employeurs versant à un employé, autre qu’un domestique, un salaire de 300 $ US ou plus par trimestre doivent contribuer à un fonds d’assurance-emploi (unemployment insurance), lequel fournit une protection financière à court terme aux personnes qui sont sans emploi pour des raisons hors de leur contrôle. Cette obligation concerne également un employeur ayant acheté une entreprise ou étant devenu autrement le successeur d’un employeur qui devait cotiser à ce programme. Le montant de la contribution pour un nouvel employeur est généralement de 3,925 % du salaire versé à l’employé et peut varier au cas par cas entre 1,2255 % et 9,025 % en fonction du type d’emploi, du nombre d’employés, du fait qu’il s’agisse d’emplois à temps plein ou partiel ainsi que de l’historique du ratio entre le montant des contributions payées par l’employeur et les indemnités versées aux employés dans l’État. Le taux applicable est déduit du programme fédéral de la Federal Unemployment Tax Act, dont la contribution maximale est de 6 %. L’employeur doit rendre compte de son registre de personnel, des salaires versés et payer sa cotisation au Unemployment Insurance Program chaque trimestre par le biais du formulaire NYS-45.

Aussi, dans le cadre d’une réforme législative dans le domaine de la santé, la loi fédérale Affordable Care Act, les sociétés employant à temps plein 50 personnes sont tenues d’offrir, sous peine de pénalité, une couverture d’assurance maladie. La contribution à un régime de retraite est quant à elle optionnelle, bien qu’un plan visant assurer une retraite aux travailleurs du secteur privé, le New York City Nest Egg ait été rendu public à la fin de l’année 2016 et soit susceptible d’influencer à court terme la législation applicable à ce sujet.

À jour en janvier 2018

Responsabilité pour garanties et protection du consommateur

Dans l’État de New York, tous les intervenants dans la chaîne de distribution d’un produit peuvent être tenus responsables des dommages causés par celui-ci. Cela inclut le manufacturier, distributeur, revendeur et fabricant de composantes. En pratique, les recours en garantie sont fondés sur une théorie de droit commun (common law) de la négligence, que ce soit dans la conception ou fabrication du produit ou pour un défaut d’avertissement (failure to warn). Les tribunaux de New York appliquent la théorie de la responsabilité stricte (strict liability), ce qui veut dire que le demandeur n’a pas besoin de prouver la faute du manufacturier pour être indemnisé en cas de défaut d’un produit ayant causé des dommages. Il doit par contre établir qu’il a utilisé le produit correctement et avec un soin raisonnable. Il existe de plus une garantie légale implicite de qualité marchande (merchantability) et de caractère adéquat du bien pour l’usage auquel il est destiné (fitness for a particular purpose). Ces garanties peuvent toutefois être exclues par le vendeur.

La loi sur la protection du consommateur prohibe quant à elle les pratiques d’affaires malhonnêtes et frauduleuses. De manière générale, les obligations des fabricants et revendeurs de produits en termes de sécurité, informations à fournir, étiquetage, emballage, etc., varient en fonction du secteur d’industrie, du type de produit et de la clientèle à laquelle le produit est destiné. En matière de protection du consommateur, il est particulièrement important de faire vérifier la conformité des produits vendus, la garantie et le matériel commercial utilisé à la législation en vigueur, étant donné la propension au litige judiciaire aux États-Unis et la popularité des recours collectifs, où les indemnités réclamées et souvent accordées n’ont aucune mesure avec ce qui est connu dans le système juridique canadien. Un avocat de commerce international canadien travaillant de pair avec un collègue américain sera souvent le mieux placé pour amorcer le processus d’harmonisation avec les lois étrangères.

Liens utiles

Pour en savoir davantage à ce sujet, consultez la section Faire affaire aux États-Unis – Renseignements légaux de notre site Web.

  1. New York State Minimum Wage
  2. New York State Worker Protection
  3. New York State Paid Family Leave

À jour en date du 15 juillet 2018, sauf exception