Renseignements légaux

Une entreprise qui fait des affaires au Vermont a l’obligation de s’immatriculer auprès du Secretary of the State-Corporation Division (ci-après Secretary of State), soit en s’immatriculant comme société étrangère dans les 10 jours où elle commence à faire affaire dans cet État, ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État du Vermont et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.

Savoir si une entreprise fait des affaires au Vermont ne peut être déterminé qu’au cas par cas. Une liste non exhaustive de critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée, peut servir de guide. Par exemple :

• Être engagé dans une procédure judiciaire ;

• Tenir des réunions d’actionnaires, de cadres ou d’autres activités internes de la société ; Avoir un compte en banque ;

• Avoir des bureaux ou agences pour le transfert, l’échange et l’inscription des sûretés réelles de la société ou avoir des fiduciaires ou dépositaires de ces sûretés ;

• Vendre par le biais d’un intermédiaire indépendant ;

• Solliciter et prendre des commandes, pourvu que celles-ci soient acceptées à l’extérieur du Vermont avant de devenir des contrats de vente ;

• Encourir ou acquérir des dettes, hypothèques ou sûretés réelles dans des biens mobiliers ou immobiliers ;

• Garantir ou recouvrir des dettes ou exercer des droits hypothécaires ou liés à des sûretés réelles sur des biens garantissant ces dettes ;

• Posséder des biens mobiliers ou immobiliers ;

• Procéder à une transaction commerciale isolée qui ne se situe pas dans le cadre de transactions répétées de même nature.

De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés ci-dessus, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires au Vermont et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation.

Le défaut de se conformer à cette exigence a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux du Vermont, ou devra suspendre ces dernières, ce qui peut causer des problèmes, par exemple si une société canadienne a besoin de poursuivre en paiement un client de cet État. Elle sera de plus susceptible de se voir interdire de faire des affaires dans l’État jusqu’à ce que sa situation soit régularisée, voire de se faire signifier des procédures judiciaires par le secrétaire d’État, ceci en plus des frais et pénalités encourus par l’omission de s’immatriculer. La société pourra toutefois se défendre en cours et les actes posés en tant qu’entité corporative demeureront valides.

Une entité ou une personne faisant des affaires au Vermont sous un autre nom que son nom légal, ou advenant le cas où ce nom légal ne serait pas autorisé au Vermont, doit également enregistrer un nom commercial auprès du Secretary of State — Trade name Registration.

Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir ainsi que les taxes applicables, autant sur le plan étatique que fédéral, dépendront de la nature des activités de l’entreprise. Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le Site officiel de l’État du Vermont.

La section Renseignements fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versement de taxes et autres obligations fiscales dont une entité, créée ou non au Vermont, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (Vermont Department of Taxes).

Une personne qui fait des affaires ou constitue une société au Vermont aura en principe l’obligation d’y nommer un agent à des fins de signification de la correspondance légale (Registered agent). Ce dernier peut être soit une personne physique résidant au Vermont ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires, mais doit dans tous les cas disposer d’une adresse et non d’une simple boîte postale. Afin de pallier aux obstacles que cette exigence peut représenter, des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. Un avocat canadien de commerce international saura également vous recommander les adresses dont l’expérience a démontré la fiabilité. À noter qu’au Vermont, il est possible de signifier une procédure judiciaire directement au secrétaire d’État dans les cas où une société serait en défaut d’avoir nommé un agent ou que ce dernier ne pourrait être rejoint après avoir fait preuve de diligence raisonnable.

Agents et distributeurs

De nombreuses sociétés travaillent au Vermont avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente (dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur), ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi et l’obligation de s’immatriculer au Vermont.

De manière générale, les agents et distributeurs ne font l’objet d’aucune loi spéciale, sauf pour certains domaines spécifiques tel le commerce de véhicules à moteur. Ce sont les lois commerciales applicables qui régissent leurs activités, la plus connue étant l’Uniform Commercial Code (UCC), qui impose entre autres le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat auquel il s’applique, dont les contrats de vente de biens mobiliers. En ce qui concerne ces derniers, la forme écrite y est notamment requise pour la validité de tout contrat d’une valeur de 500 $ US ou plus, sauf si les biens ont été fabriqués spécialement pour l’acheteur, ou que soit leur livraison ou leur paiement a été accepté par une partie. Une attention particulière devrait être portée aux modalités et conditions dans le cadre de contrats de vente entre commerçants (merchants) formés par échange de formulaires standards (par exemple, soumissions, bons de commande, purchase orders, etc.). L’UCC prévoit en effet que les modalités contenues dans l’acceptation de l’offre feront partie du contrat, sauf si l’autre partie s’y oppose expressément, que l’offre initiale s’en trouve ainsi substantiellement modifiée ou que cette dernière mentionnait explicitement qu’elle était limitée aux modalités qu’elle contient. L’inclusion d’une telle mention dans les documents d’offre et de soumissions relève donc de la bonne pratique pour les entrepreneurs canadiens dans la mesure où l’UCC s’applique à leurs transactions.

Pour s’immatriculer au Vermont, il faut y avoir une adresse (registered office) et y nommer un agent à des fins de représentation (Registered agent) qui peut être soit une personne physique résidant au Vermont ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. La procédure pour une société consiste à remplir un formulaire prévu à cet effet (Application for Certificate of Authority), accompagné d’un certificat attestant l’existence de la maison-mère à l’étranger (Certificate of Good Standing) datant d’un maximum de 30 jours pour les Corporations et d’un maximum de 90 jours pour les Limited Liability Companies. Dans le cas où les documents constitutifs d’une société canadienne sont rédigés en français, il est possible qu’une traduction soit exigée. Les frais gouvernementaux d’immatriculation sont de 125 $ US et le processus aboutit par l’émission d’un certificat d’enregistrement (Certificate of Authority) permettant à la société d’opérer dans l’État.

Même si le processus est simple en soi, il arrive que les sociétés constituées à l’extérieur des États-Unis fassent l’objet de requêtes et de demandes d’informations supplémentaires afin de satisfaire les autorités compétentes que le statut de la société étrangère est en conformité avec les lois locales, ce qui peut engendrer des délais et charges administratives supplémentaires. Dans les faits, il arrive souvent que les non-résidents américains choisissent de créer une nouvelle société.

Corporation (C Corp)

La procédure consiste à déposer le certificat de constitution de la société (Articles of Incorporation) auprès du Secretary of State en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Le document mentionne le nom légal et l’adresse de la société, le nom et l’adresse de ses fondateurs, le nombre et les catégories d’actions autorisées, etc. Les frais gouvernementaux d’incorporation sont de l’ordre de 125 $ US.

La société est constituée et active à partir du moment où le certificat de constitution est émis par le Secretary of State. Une fois la création complétée, les fondateurs ou le conseil d’administration, si celui-ci a été nommé dans l’acte constitutif, doivent tenir une assemblée ayant pour but d’en compléter l’organisation. Le conseil d’administration y sera nommé, le cas échéant, ainsi que les autres dirigeants de la société. Il s’agira également d’adopter les règlements de la société et de régler toute autre affaire soumise à cette assemblée. La loi permet aux fondateurs de poser les actions susmentionnées sans la tenue d’une assemblée organisationnelle, à condition que tous y consentent par écrit. Les administrateurs n’ont pas à être des résidents du Vermont, à moins que l’acte constitutif de la société ne prévoie le contraire.

La société doit par la suite produire un rapport annuel à l’État, au plus tard deux mois et demi après la clôture de son année fiscale, pour lequel les frais de dépôt sont de 45 $ US. Le rapport indique le nom et les coordonnées de la société, de son agent ainsi que de ses administrateurs, président, secrétaire, trésorier et autres dirigeants. Les informations doivent être à jour à la date de dépôt du rapport annuel.

Limited Liability Company (LLC)

La procédure pour les organisateurs consiste à déposer les statuts constitutifs de la LLC (Articles of Organization) auprès du Secretary of State, en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Ce document indique le nom et l’adresse de la société à être créée, la nature de ses activités, certaines informations concernant ses membres, les éventuelles limitations de responsabilités de ces derniers ainsi que les personnes autorisées à représenter la société. Un agent aux fins de signification (registered agent) doit également être nommé, qui peut être soit une personne physique résidant au Vermont ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Une LLC peut être créée par un seul organisateur, qui ne doit pas nécessairement être un membre. Ces derniers ont par ailleurs le droit, sur demande écrite démontrant un intérêt raisonnable, d’obtenir de la LLC les informations suivantes, sous réserve des limitations établies par les dirigeants, les statuts constitutifs ou le contrat d’exploitation, ceci dans la mesure permise par la loi : (i) le statut des affaires de la LLC ainsi que ses informations financières; (ii) une copie des déclarations de taxes fédérales, étatiques et locales des trois dernières années ainsi que les états financiers ou, dans l’éventualité où ils n’auraient pas été soumis pour quelque raison que ce soit, les informations permettant de les préparer; (iii) une liste des noms et de la dernière adresse connue de tous les membres et dirigeants; (iv) une copie des statuts constitutifs et de tout contrat d’exploitation (operating agreement), tout amendement y ayant été apporté ainsi que les éventuelles procurations en vertu desquelles ces documents auraient été signés; (v) les écrits permettant d’établir le montant et l’origine des contributions faites dans la LLC par chaque membre, autant passées que prévues dans l’avenir, ainsi que la date d’adhésion de chaque membre à la LLC; et (vi) toute autre information concernant les affaires de la LLC qu’il est raisonnable de demander.

Les dirigeants ont le droit de retenir une information à l’égard de membres non dirigeants de la LLC, pour une période de temps qu’ils estiment justifiée, s’ils croient de manière raisonnable que l’information en question est de la nature du secret commercial ou qu’il serait contraire aux intérêts de la LLC de la divulguer.

Contrairement aux formalités dans plusieurs autres États, il n’est pas nécessaire de déposer un contrat d’exploitation (Operating Agreement) pour créer une LLC au Vermont. Il est toutefois hautement recommandé de le faire, ce document régissant les relations internes de ses membres et le mode de fonctionnement de la LLC.

La LLC est formée à partir du moment du dépôt des statuts constitutifs, pour lesquels les frais gouvernementaux exigés sont de 125 $ US. La loi du Vermont n’impose aucune publicité dans les journaux locaux de la formation de la LCC, qui devra toutefois produire un rapport annuel au Secretary of State, au plus tard trois mois après la clôture de son année fiscale, pour lequel les frais gouvernementaux de dépôt sont de 35 $ US.

General partnership

La loi définit le general partnership comme une association formée de deux ou plusieurs personnes faisant des affaires ensemble dans un but lucratif. L’existence d’un general partnership est une question de fait, ce qui implique qu’il peut exister bien que les parties n’aient pas eu l’intention de le créer. Le simple partage de revenus bruts ne crée pas en soi un general partnership, par contre le fait de recevoir une partie des profits dans une affaire engendre une présomption de l’existence d’une telle association, sauf certaines exceptions prévues par la loi tel un partage des profits en paiement d’une dette, à titre de salaire, montant dû à un contracteur indépendant, loyer, intérêt sur un prêt ou vente d’achalandage dans une affaire. Comme une des principales caractéristiques de cette forme juridique est que chaque associé assume pleinement les dettes et obligations de l’entreprise, la prudence est de mise et les partenaires auraient avantage à envisager l’immatriculation sous une autre forme juridique.

Un general partnership ne doit pas, mais peut être immatriculé au Vermont par le biais d’un Statement of Partnership Authority pour lequel les frais sont de 125 US$. Le principal effet de l’immatriculation est de rendre certaines informations y étant contenues opposables aux tiers, notamment des restrictions relatives à l’autorité de transférer des biens immobiliers, pour autant que celles-ci aient également été publiées au registre foncier. Toutefois, une personne ne faisant pas affaire sous son propre nom est tenue d’enregistrer un nom commercial, qui doit être renouvelé tous les cinq ans. Les frais gouvernementaux pour l’enregistrement du nom commercial sont de 50$ US, alors que ceux pour le renouvellement de l’enregistrement de 40$ US.

Le cas échéant, tous les permis et licences requis selon la nature des activités devront également être obtenus.

Le general partnership est régi par l’accord entre les associés, qui est optionnel bien que fortement recommandé, ou à défaut par les dispositions des lois locales, qui définissent notamment les conditions de formation d’un general partnership, réglemente son fonctionnement ainsi que les modalités et conséquences de sa dissolution.

Limited Partnership

Un limited partnership est l’équivalent d’une société en commandite. Sa création se fait par le dépôt d’un certificat de société en commandite (Certificate of Limited Partnership, soit un formulaire à remplir qui prévoit la mention du nom et de l’adresse de la société au Vermont (registered office), son secteur d’activité, le lieu où seront conservés certains documents requis par la loi, le nom et l’adresse d’affaires de tous les commandités et commanditaires, la date de dissolution prévue de la société ainsi que la nomination d’un agent aux fins de signification (Registered agent). Ce dernier peut être sot une personne physique résidant au Vermont ou une entité juridique autorisée à y faire des affaires. Les frais gouvernementaux d’enregistrement sont de 125 $ US.

La société a l’obligation de conserver les documents suivants à son adresse au Vermont, qui doivent être remis sur demande pour consultation et copie à tous les commandités et commanditaires : (i) une liste à jour de tous les commandités et commanditaires en ordre alphabétique, incluant leur dernière adresse connue; (ii) une copie du certificat de société en commandite, tout amendement y ayant été apporté ainsi que les éventuelles procurations en vertu desquelles ces documents ont été signés; (iii) une copie des déclarations et éventuels crédits d’impôt et taxes fédéraux, étatiques et locaux (pour les taxes) des trois dernières années; (iv) une copie de toute convention d’associés (partnership agreement) et des états financiers des trois dernières années; et (v) sauf si la convention d’associés prévoit le contraire, les écrits permettant d’établir le montant et l’origine des contributions faites dans la limited partnership, autant passées que prévues dans le futur, les modalités de distribution aux membres ainsi que tout événement qui entraînerait la dissolution de la limited partnership.

Au Vermont, les sociétés en commandite n’ont pas à produire de déclaration annuelle au Secretary of State.

Au Vermont, une personne est présumée employée aux fins de la plupart des lois étatiques relatives au travail, à moins de faire la preuve qu’elle est un travailleur indépendant. Il est nécessaire pour ce faire de démontrer de manière cumulative les trois critères suivants (communément appelé le « test ABC ») : (i) l’absence de contrôle de l’employeur dans l’exécution des services d’une personne, autant selon les modalités du contrat que dans les faits (par exemple, un contrat octroyé par soumission); (ii) les services sont exécutés en dehors du cours normal des affaires de l’employeur (par exemple, la personne ne travaille avec aucun des employés de l’employeur); et (iii) la personne est engagée de manière habituelle dans un commerce établi, une occupation, une profession ou une activité d’affaires (par exemple, la personne a ses propres employés). À noter que la qualification d’une personne comme employé ou travailleur indépendant peut différer pour l’interprétation des lois fédérales applicables.

Sauf disposition contraire de la loi dans certains cas ou du contrat d’emploi, le Vermont est un État d’emploi « at will », ce qui signifie qu’en principe autant l’employé que l’employeur peut mettre fin à la relation d’emploi en tout temps et sans indication de motifs. Les dispositions législatives antidiscriminatoires limitent toutefois la portée du droit de résilier une relation d’emploi, en ce qu’il est interdit de congédier un employé pour des raisons liées à sa condition personnelle telle sa race, son sexe, sa religion, etc. Les tribunaux encadrent également la pratique de l’emploi « at will » en refusant d’entériner le congédiement des personnes qui se seraient opposées à une pratique illégale de leur employeur ou suite à l’exercice de droits protégés.

Un contrat de travail écrit n’est pas requis par la loi. Ceci étant, il est toutefois fortement recommandé de consigner par écrit non seulement les modalités de la relation de travail, mais par la même occasion les clauses de confidentialité, de non-sollicitation et de non-concurrence ainsi que les politiques de l’entreprise, ceci dans un souci de saine gestion, mais également à des fins de preuve et référence future.

De nombreuses dispositions législatives d’ordre public relatives au droit de l’emploi existent également dans cet État, comme c’est le cas dans la province de Québec. Le salaire minimum, les contributions à un régime de retraite, l’assurance-maladie, l’assurance-emploi et les conditions de travail du salarié au sens large varient non seulement pour chaque état américain, mais également dans le temps, la législation évoluant sans cesse dans ce secteur. C’est pourquoi il est fortement recommandé de consulter un professionnel lors de la rédaction et négociation d’un contrat d’emploi avec un salarié évoluant aux États-Unis.

Il existe au Vermont une garantie légale implicite qu’un bien est de qualité marchande (merchantability) et de caractère adéquat pour l’usage auquel il est destiné (fitness for a particular purpose). L’État du Vermont prohibe également dans sa loi de protection du consommateur les pratiques d’affaires malhonnêtes et frauduleuses. Cette garantie peut toutefois être exclue par le vendeur.

En pratique, les recours en garantie sont fondés sur une théorie de droit commun (common law) de la négligence, que ce soit dans la conception ou dans la fabrication du produit ou pour un défaut d’avertissement (failure to warn). Dans l’État du Vermont, tous les intervenants dans la chaîne de distribution d’un produit peuvent être tenus responsables des dommages causés par celui-ci. Cela inclut le manufacturier, distributeur, revendeur et fabricant de composantes, ceci en raison d’une disposition de la loi qui abolit la nécessité d’un lien direct entre les parties (privity). Les tribunaux appliquent la théorie de la responsabilité stricte (strict liability) en matière de responsabilité du fait des produits, ce qui veut dire que le demandeur n’a pas besoin de prouver la faute du manufacturier pour être indemnisé en cas de défaut ayant causé des dommages. Il doit par contre établir que le bien était défectueux au moment de quitter l’usine du fabricant et qu’il existe un lien de causalité entre ce défaut allégué et le dommage encouru. Si le recours est basé sur un défaut d’avertissement, il faudra également démontrer que le danger n’était pas de nature si évidente qu’il pouvait être détecté par une personne raisonnable.

De manière générale, les obligations des fabricants et revendeurs de produits en termes de sécurité, informations à fournir, étiquetage, emballage, etc., varient en fonction du secteur d’industrie, du type de produit et de la clientèle à laquelle le produit est destiné. En matière de protection du consommateur, il est particulièrement important de faire vérifier par un professionnel la conformité des produits vendus à la législation en vigueur, étant donné la propension au litige judiciaire aux États-Unis et la popularité des recours collectifs, où les indemnités réclamées et souvent accordées n’ont aucune mesure avec ce qui est connu dans le système juridique canadien. Un avocat de commerce international canadien travaillant de pair avec un collègue américain sera souvent le mieux placé pour amorcer le processus d’harmonisation avec les lois étrangères.

• Secretary of State du Vermont
• Site officiel de l’État du Vermont
• Site officiel de l’État du Vermont (permis et licences)
• Vermont Small Business Development Center