Une entreprise qui fait des affaires au New Hampshire a l’obligation de s’immatriculer auprès du Secretary of State’s Corporation Division (Secretary of State), en s’immatriculant comme société étrangère ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État du New Hampshire et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.
Savoir si une entreprise fait des affaires au New Hampshire ne peut être déterminé qu’au cas par cas. Une liste non exhaustive de critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée, peut servir de guide. Par exemple :
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Être engagé dans une procédure judiciaire ;
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Tenir des réunions d’actionnaires, de cadres ou d’autres activités internes de la société ;
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Avoir un compte en banque ;
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Disposer d’un bureau ou d’une agence pour le transfert, l’échange et l’inscription des sûretés de la société ou y avoir des fiduciaires ou dépositaires en lien avec ces sûretés ;
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Vendre par le biais d’un intermédiaire indépendant ;
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Solliciter et prendre des commandes, que ce soit par la poste, des employés, des agents ou autre, pourvu que les commandes soient acceptées à l’extérieur du New Hampshire avant de devenir des contrats ;
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Encourir ou acquérir des dettes, hypothèques ou sûretés réelles dans des biens mobiliers ou immobiliers ;
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Garantir ou recouvrir des dettes ou exercer des droits hypothécaires ou dans des sûretés réelles sur des biens garantissant les dettes ;
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Posséder, sans plus, des biens mobiliers ou immobiliers ;
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Procéder à une transaction commerciale isolée qui est conclue à l’intérieur de 30 jours et qui ne se situe pas dans le cadre de transactions répétées de même nature.
De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés ci-haut, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires au New Hampshire et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation. Le défaut de se conformer à cette exigence a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux du New Hampshire, ou devra suspendre ces dernières, ce qui peut causer des problèmes par exemple si une société canadienne a besoin d’intenter une action en paiement contre un client de cet État. La société sera de plus susceptible d’être poursuivie pour les frais et pénalités encourus par l’omission de s’immatriculer, ainsi que pour les sommes qui auraient normalement été dues n’eut été le défaut de ce faire. Elle pourra toutefois se défendre en cour et les actes posés en tant qu’entité corporative demeureront valides.
Une société faisant des affaires au New Hampshire sous un autre nom que son nom légal ou qui ne peut utiliser ce dernier au New Hampshire, doit enregistrer un nom commercial auprès du Secretary of State, en remplissant le formulaire prévu à cet effet (Application for Registration of Trade Name). Ce document mentionne le nom complet et l’adresse de l’entité utilisant le nom commercial qui doit être renouvelé tous les cinq ans pour demeurer actif. Les frais gouvernementaux pour l’enregistrement d’un nom commercial sont de 50 $ US.
Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir dépendront de la nature de ses activités. Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le site Web de l’État du New Hampshire (Home/Business/Doing Business/Licenses & Permits).
Dans la plupart des cas où une personne fait des affaires et constitue une société au New Hampshire, elle aura l’obligation d’y nommer un agent résidant dans cet État à des fins de signification (registered agent), auquel sera transmise la correspondance légale. Afin de pallier aux obstacles que cette exigence peut représenter, des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. L’État du New Hampshire offre la possibilité à des agents désireux d’offrir leurs services de s’inscrire sur une liste disponible au public. Un avocat canadien de commerce international saura également vous mettre en contact avec les sociétés les plus fiables à cet égard.
La section Renseignement fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versement de taxes et autres obligations fiscales dont une entité, créée ou non au New Hampshire, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (New Hampshire Department of Revenue Administration).
Agents et distributeurs
De nombreuses sociétés travaillent au New Hampshire avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente (dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur), ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi et l’obligation de s’y immatriculer au New Hampshire.
Le droit du New Hampshire consacré aux contrats d’agents (sales representatives) accorde aux agents et aux fournisseurs une grande flexibilité dans l’organisation de leur relation d’affaires. Les principales dispositions impératives de la loi prévoient qu’un contrat écrit doit être conclu entre le fournisseur et l’agent, prévoyant les modalités de calcul et de paiement des commissions, la durée raisonnable de l’avis à donner en cas de résiliation ainsi que le délai à l’intérieur duquel les commissions dues seront payées lors de la résiliation du contrat. Ce délai doit être d’un maximum de 45 jours et le fournisseur doit remettre une copie signée du contrat à l’agent. Toute action en justice doit être intentée dans l’État du New Hampshire et une renonciation ou disposition ayant un effet contraire à ce qui est prévu dans la loi serait nulle, que ce soit de manière expresse, implicite ou par une tentative de soumettre le contrat à un autre droit que le droit du New Hampshire, par exemple par une clause d’élection de for qui rendrait applicables les lois en vigueur dans la province de Québec. En cas de défaut, le fournisseur peut être condamné à des dommages punitifs allant jusqu’à trois fois le montant dû en commissions, plus les frais raisonnables d’avocats.
Les contrats de distribution ne sont visés par des lois particulières au New Hampshire que dans certains domaines particuliers comme les véhicules à moteur, dont la vente de camions neufs.
Toutefois, certaines opportunités de distribution doivent faire l’objet d’un enregistrement préalable auprès du procureur général de l’État avant que les contrats correspondants ne puissent être conclus, soit celles impliquant la vente de produits à travers des distributeurs automatiques, présentoirs, îlots de vente ou autres dispositifs analogues. Bien que le titre de la loi, Distributorship Disclosure Act, et la terminologie employée réfèrent aux activités de distribution, la définition de ce terme établit que les dispositions pertinentes de la loi ne s’appliquent qu’aux activités pour lesquelles un paiement (distributorship fee) est exigé en échange du droit de vente, allant ainsi dans le sens d’un contrat de franchise. Il n’est par contre pas nécessaire que d’autres éléments caractéristiques d’une franchise (soit l’usage de la marque de commerce du fournisseur et un degré de contrôle de ce dernier sur les activités du franchisé) soient présents pour que la loi trouve application. Ainsi, afin de conclure validement un contrat de distribution pour les activités susmentionnées, le fournisseur doit autoriser de manière irrévocable le procureur général de l’État à recevoir un avis de toute procédure judiciaire autre que criminelle intentée contre lui et concernant les activités de distribution, en plus de fournir un ensemble d’informations, dont : (i) le nom officiel et l’adresse de la principale place d’affaires et de toute société liée; (ii) l’expérience d’affaires et les données personnelles des administrateurs et dirigeants; (iii) l’expérience d’affaires du fournisseur, incluant la durée depuis laquelle il pratique les activités devant faire l’objet du contrat de distribution, celle depuis laquelle il accorde d’autres contrats de distribution pour des affaires similaires et/ou différentes; (iv) toute indication concernant des condamnations ou procédures civiles ou administratives en cours impliquant le fournisseur et/ou ses administrateurs et dirigeants dans des affaires en lien avec des activités de distribution ou mettant en cause leur probité, ainsi que l’implication dans toute procédure de faillite au cours des sept dernières années; (v) une copie de tout contrat, entente, brochure ou autre document en lien avec l’opportunité de distribution; (vi) une description factuelle de l’opportunité de distribution à être offerte pour la vente ainsi que les services, formations et assistances qui seront fournis par le fournisseur au distributeur; (vii) une déclaration permettant d’établir les frais, ponctuels et récurrents, qui seront exigés du distributeur en échange du droit de vente; (viii) une projection des ventes envisagées; (ix) les données concernant les autres contrats de distribution en place, le cas échéant; (x) une déclaration du fournisseur établissant s’il recevra un revenu ou autre considération de la part de ses propres fournisseurs pour les biens ou services à être achetés par le distributeur; (xi) une déclaration indiquant si le distributeur sera limité dans les biens et services qu’il sera autorisé à vendre ou concernant la clientèle qu’il peut solliciter ainsi que toute exclusivité de territoire lui étant accordée; (xii) les modalités de transfert, vente ou cession des droits du distributeur à une tierce partie; et (xiii) les conditions de résiliation du contrat de distribution ainsi que les données statistiques concernant la résiliation, refus de renouvellement et rachat des autres contrats de distribution durant l’année précédente. À noter également que les contrats de distribution auxquels le Distributorship Disclosure Ac_t s’applique doivent contenir une mention en caractère gras des droits du distributeur en vertu de cette loi, dont le texte doit reprendre substantiellement la formulation édictée par cette dernière (voir art. 358-E :4 du _Distributorship Disclosure Act).
Le processus en vertu des cas spéciaux visés par le Distributorship Disclosure Act aboutit par l’émission d’un certificat d’enregistrement de l’opportunité de distribution qui peut être offerte à partir de ce moment. Le fournisseur a également l’obligation de fournir au distributeur tous les documents et informations soumis au procureur général au moins sept jours avant la conclusion du contrat ou de la réception de tout paiement de la part du distributeur, faute de quoi ce dernier dispose d’un délai de 90 jours pour annuler le contrat.
De manière générale, les agents et distributeurs demeurent soumis aux lois commerciales généralement applicables tel que l’Uniform Commercial Code et le_ Regulation of Business Practice for Consumer Protection_, qui s’applique à tous malgré la référence à la protection des consommateurs, comportant notamment le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat et encadrant les méthodes de concurrence déloyale ainsi que les pratiques commerciales inéquitables ou trompeuses. Les obligations de chacune des parties et autres modalités quant à leur relation ont donc intérêt à être clairement prévues par un contrat précis prévoyant notamment les mécanismes de résiliation et de renouvellement.