Renseignements légaux

Une société à but lucratif qui fait des affaires dans le Maine a l’obligation de s’enregistrer auprès du Secretary of State en s’immatriculant comme société étrangère (Application for Certificate of Authority to Transact Business) ou en constituant une nouvelle entité juridique. Le terme « société étrangère » désigne toute forme corporative créée à l’extérieur de l’État du Maine et inclut donc autant les sociétés des autres États américains que celles constituées à l’extérieur des États-Unis.

Savoir si une entreprise fait des affaires dans le Maine ne peut être déterminé qu’au cas par cas. La loi sur les corporations du Maine (Maine Business Corporation Act) contient une liste non exhaustive des critères qui ne constituent pas des activités d’affaires, lorsqu’aucune autre activité n’y est pratiquée. Par exemple :

• Être engagé dans une procédure judiciaire;

• Tenir des réunions d’actionnaires, de cadres ou autres activités internes de la société ;

• Avoir un compte en banque;

• Avoir des dettes, hypothèques ou autre forme de sécurité immobilière ou mobilière;

• Vendre par le biais d’intermédiaires indépendants;

• Solliciter et prendre des commandes, pourvu que celles-ci soient acceptées à l’extérieur du Maine avant de devenir des contrats de vente;

Procéder à une transaction commerciale isolée qui est conclue à l’intérieur de 30 jours et qui ne se situe pas dans le cadre de transactions répétées de même nature.

De manière générale, plus les activités d’une société s’éloignent des critères mentionnés ci-haut, plus elle est susceptible d’être considérée comme faisant des affaires dans le Maine et donc, d’être soumise à l’obligation d’immatriculation. Le défaut de se conformer à cette exigence a pour principale conséquence que la société ne pourra intenter aucune poursuite devant les tribunaux du Maine, mais sera susceptible d’être poursuivie pour les frais et taxes qu’elle aurait eus à payer si elle avait été immatriculée, ceci en plus d’une pénalité civile de 500 $ US par année ou portion d’année où la société n’était pas immatriculée. La société pourra toutefois se défendre en cour et les actes posés en tant qu’entité corporative demeureront valides.

Une société faisant des affaires dans le Maine sous un autre nom que son nom légal doit de plus obtenir auprès du Secretary of State l’autorisation d’utiliser ce nom (assumed name Authorization), à moins que ce dernier soit toujours utilisé avec le nom légal de la société. Si une société étrangère ne peut utiliser son nom légal parce que ce dernier n’est pas disponible dans le Maine, elle devra alors demander l’autorisation d’utiliser un nom fictif (fictitious name). Dans les deux cas, le formulaire à remplir est le même et mentionne le nom légal de la société, celui sous lequel elle entend faire des affaires et, à défaut d’être utilisé dans toutes les places d’affaires de la société, les endroits où elle compte s’en servir. Les frais gouvernementaux pour obtenir l’autorisation d’utiliser le nom d’emprunt (assumed) sont de 125 $ US, alors que ceux visant le nom fictif (fictitious name) sont de 40 $ US.

Les permis et licences dont l’entreprise devra se munir ainsi que les taxes applicables, autant sur le plan étatique que fédéral, dépendront de la nature des activités de l’entreprise. Il est possible d’obtenir de l’information générale en ligne sur le site du Maine Department of Economic and Community Development.

Dans la plupart des cas où une personne fait des affaires ou constitue une société dans le Maine, elle aura l’obligation d’y nommer un agent résidant dans cet État à des fins de signification (registered agent ou clerk), auquel sera transmise la correspondance légale. Afin de pallier les obstacles que cette exigence peut représenter, des sociétés spécialisées dans le domaine offrent un service d’agent local. L’État du Maine offre la possibilité à des agents désireux d’offrir leur service de s’inscrire sur une liste disponible au public. Un avocat canadien de commerce international saura également vous mettre en contact avec les sociétés les plus fiables à cet égard.

La section Renseignement fiscaux devrait également être consultée en ce qui concerne les obligations relatives au paiement d’impôts, perception et versements de taxes et autres obligations fiscales dont une entité, créée ou non dans le Maine, pourrait devoir s’acquitter auprès des autorités fédérale (Internal Revenue Service) et étatique (Department of Revenue Services).

Agents et distributeurs

De nombreuses sociétés travaillent dans le Maine avec des agents indépendants ou des distributeurs. La principale distinction entre les deux est que le premier agit à titre d’intermédiaire entre un fournisseur et le client final. Il sollicite des commandes et s’adonne à des activités de représentation, mais n’a pas l’autorité de conclure des contrats de vente (dont les modalités demeurent à la discrétion du fournisseur), ni celle de lier autrement celui-ci. Le distributeur, quant à lui, achète la marchandise du fournisseur et la revend pour son propre compte au client final, à des conditions qu’il détermine. Si le distributeur est indépendant de par les attributs de sa relation avec le fournisseur, il importe de s’assurer du caractère indépendant de l’agent par une rédaction soigneuse de son contrat et une organisation conséquente des opérations, dont la conclusion des contrats de vente à l’extérieur des États-Unis. À défaut, cela pourrait entraîner des conséquences fiscales et légales, dont la présomption d’une relation d’emploi et l’obligation de s’y immatriculer.

Le droit du Maine consacré aux contrats d’agents, le Sales Representative Commission Contracts, accorde aux agents et aux fournisseurs une grande flexibilité dans l’organisation de leur relation. La principale disposition impérative de la loi est que lors de la résiliation du contrat, le fournisseur doit payer à l’agent les commissions alors dues à l’intérieur d’un délai de 30 jours. Toute renonciation ou disposition à l’effet contraire est nulle et le fournisseur peut être condamné à des dommages punitifs allant jusqu’à trois fois le montant dus en commissions, plus les frais légaux, en cas de défaut. Un fournisseur étranger sera également considéré comme résident du Maine aux fins de l’application de cette loi, de manière à établir la juridiction des tribunaux locaux en cas de litige.

Les activités des distributeurs ne sont quant à elles régies de manière précise que dans certains domaines particuliers tels les véhicules automobiles et récréatifs, l’essence et les bateaux.

De manière générale toutefois, les agents et distributeurs demeurent soumis aux lois commerciales généralement applicables telles que l’Uniform Commercial Code, l’Unfair Sales Act et l’Uniform Deceptive Trade Practices Act qui imposent notamment le devoir de bonne foi et de conduite honnête des affaires par les parties à tout contrat, et encadrent les méthodes de concurrence déloyale ainsi que les pratiques commerciales inéquitables ou trompeuses. Les obligations de chacune des parties et autres modalités quant à leur relation ont donc intérêt à être clairement prévues par un contrat précis prévoyant notamment les mécanismes de résiliation et de renouvellement.

La procédure, pour une société par actions (Corporation), consiste à remplir une demande d’autorisation de faire des affaires sur un formulaire prévu à cet effet (Application for Authority to Do Business), qui doit être accompagné par la nomination d’un agent résidant dans le Maine à des fins de représentation (registered agent ou clerk). Le document doit mentionner le nom sous lequel la société étrangère entend faire des affaires dans le Maine ainsi que certains renseignements de base sur cette dernière. Un certificat attestant l’existence de la maison-mère à l’étranger, authentifié par les autorités compétentes et ne datant pas de plus de 90 jours, doit également être remis. Afin d’éviter des délais de traitement, il est recommandé de consulter un spécialiste avant de déposer une demande d’autorisation de faire des affaires en raison d’exigences de formes spécifiques concernant les signataires autorisés du formulaire, le dépôt de certains affidavits, etc. Dans les cas où les documents constitutifs d’une société canadienne sont rédigés en français, une traduction anglaise certifiée devra être fournie. Les frais gouvernementaux d’immatriculation sont de 250 $ US et le processus aboutit par l’émission d’un certificat d’autorisation (Certificate of Authority) permettant à la société d’opérer dans l’État.

Même si le processus est simple en soi, il arrive que les sociétés constituées à l’extérieur des États-Unis fassent l’objet de requêtes et de demandes d’informations supplémentaires afin de satisfaire les autorités compétentes que le statut de la société étrangère est en conformité avec les lois locales, ce qui peut engendrer des délais et charges administratives supplémentaires. Dans les faits, il arrive souvent que les non-résidents américains choisissent de créer une nouvelle société.

Corporation (C Corp)

La procédure consiste à déposer, en ligne ou en format papier, les statuts constitutifs de la société (Articles of Incorporation) auprès du Secretary of State, en remplissant un formulaire prévu à cet effet. Ce document mentionne le nom légal et l’adresse de la société, le nom et l’adresse de ses fondateurs, le nombre et les catégories d’actions autorisés, si la société est gérée par un conseil d’administration ou par ses actionnaires, ainsi que toute autre disposition supplémentaire pouvant être jointe au formulaire par les fondateurs. Un agent aux fins de signification (registered agent ou clerk) doit également être nommé, qui doit être une personne physique résidant dans le Maine. Les frais gouvernementaux d’incorporation sont de l’ordre de 145 $ US.

La société est constituée et active dès le dépôt des statuts constitutifs au Secretary of State. Les fondateurs ou les administrateurs de la société, si ceux-ci sont nommés dans le certificat de constitution, doivent tenir une assemblée organisationnelle, avant ou après la constitution de la société. Le but de cette assemblée est d’en compléter l’organisation en nommant, le cas échéant, le conseil d’administration ou les administrateurs ainsi que les autres dirigeants de la société. Il n’est pas nécessaire que les administrateurs de la société soient des résidents du Maine ou des actionnaires de la société, à moins que l’acte constitutif ne prévoie le contraire. C’est également lors de l’assemblée organisationnelle que les règlements de la société sont en principe adoptés.La loi permet toutefois de poser les actions susmentionnées sans la tenue d’une assemblée, à condition que tous les fondateurs y consentent par écrit. La société a l’obligation de soumettre un rapport annuel à l’État, au plus tard le 1er juin d’une année civile, le premier rapport annuel devant être remis entre le 1er janvier et le 1er juin de l’année qui suit la constitution. Les frais gouvernementaux de dépôt du rapport annuel pour une société constituée dans le Maine sont de 85 $ US, autrement ils sont de 150$ US. Le rapport annuel mentionne entre autres le nom et l’adresse des administrateurs et dirigeants de la société. L’État du Maine offre également la possibilité aux sociétés ayant par ailleurs rempli toutes leurs obligations mais qui n’effectuent aucune transaction à un moment donné, de remplir un formulaire afin de se faire octroyer le statut de société inactive (Certificate of excuse), les dispensant ainsi de soumettre un rapport annuel jusqu’à ce qu’elles y reprennent leurs activités. Les frais gouvernementaux de dépôt du formulaire pour obtenir le statut de société inactive sont de 40 $ US. Le nom de la société demeure protégé pour un délai maximal de 5 ans.

Limited Liability Company (LLC)

Il s’agit de déposer le certificat de formation de la LLC (Certificate of Formation) auprès du Secretary of State¹⁴, en remplissant le formulaire prévu à cet effet signé par une personne autorisée de la LLC. Ce document indique entre autres le nom de la société à être créée et celui d’un agent aux fins de signification (registered agent ou clerk), qui peut être une personne physique ou morale résidant dans le Maine et à qui sera acheminée la correspondance légale. Les frais gouvernementaux de dépôt du certificat de formation sont de 175 $ US. Dans le Maine, une LLC peut avoir un ou plusieurs membres, dans les deux cas il est toutefois nécessaire de conclure un contrat d’exploitation (nommé Limited Liability Company Agreement en droit local, souvent appelé Operating Agreement dans la pratique courante), que ce soit avant, après ou au moment de la constitution de la LLC. Le contrat d’exploitation permet de régir les relations des membres de la LLC entre eux et avec la société. Une grande flexibilité est offerte aux membres en ce sens, sous réserve de certaines dispositions impératives telles l’application obligatoire de la loi du Maine aux affaires internes, l’interdiction d’exclure ou de limiter la responsabilité des membres de la LLC en cas de mauvaise foi, le pouvoir de la cour de suppléer sur demande au défaut des membres de signer ou de déposer certains rapports requis par la loi, les formalités de dissolution, etc.

Une LLC est de plus soumise à l’obligation de produire, sur papier ou en ligne, un rapport annuel au Secretary of State au plus tard le 1er juin d’une année civile, le premier rapport annuel devant être remis entre le 1er janvier et le 1er juin de l’année qui suit la constitution. Les frais gouvernementaux du dépôt du rapport annuel sont de 85 $ US pour une LLC locale et de 150 $ US pour une LLC étrangère.

General partnership

La loi définit le general partnership comme une association formée de personnes physiques ou morales faisant des affaires ensemble dans un but lucratif, qu’elles aient ou non l’intention de créer un general partnership (lorsque certaines conditions sont remplies). Un general partnership peut dont être créé par écrit, oralement ou par défaut, un partage de profits entre partenaires créant une présomption de son existence. Comme une des principales caractéristiques de cette forme juridique est que chaque associé assume pleinement les dettes et obligations de l’entreprise, la prudence est de mise et les partenaires auraient avantage à envisager l’immatriculation en une autre forme juridique.

Un general partnership n’a pas à être immatriculé dans le Maine, étant régi par l’accord entre les associés, qui est optionnel bien que fortement recommandé, ou à défaut par les dispositions des lois locales ou de textes harmonisés tel l’Uniform Partnership Act qui a été adopté dans le Maine. Ce texte de loi définit notamment les conditions de formation du general partnership, réglemente son fonctionnement ainsi que les modalités et conséquences de sa dissolution.

Le general partnership est néanmoins soumis à l’obligation d’obtenir tous les permis et licences requis selon la nature de ses activités.

Limited Partnership

Un limited partnership est l’équivalent d’une société en commandite. Lors de sa création, les commandités doivent déposer un certificat de société en commandite (Certificate of Limited Partnership), qui prévoit la mention du nom et de l’adresse de la société, le nom et l’adresse d’affaires de tous les commandités, la nomination d’un agent résidant dans le Maine, aux fins de signification de la correspondance légale (registered agent ou clerk) qui peut être une personne physique ou morale, ainsi que l’indication s’il s’agit d’une société en commandite à responsabilité limitée. Les frais d’enregistrement sont de 175 $ US.

La société a l’obligation de conserver à sa principale place d’affaires : (i) une liste à jour de tous les commandités et commanditaires en ordre alphabétique, incluant leurs adresses; (ii) une copie du certificat de société en commandite ainsi que tout amendement y ayant été apporté; (iii) une copie de tout certificat de conversion ou de fusion ayant été déposé; (iv) des copies des déclarations d’impôts fédérales, étatiques et municipales des trois dernières années; (v) une copie de l’accord entre associés (partnership agreement) ainsi que de toute modification y ayant été apportée; (vi) les états financiers des trois dernières années; (vii) les rapports annuels des trois dernières années; (viii) le procès-verbal de toutes les autorisations données et les votes passés par les partenaires durant les trois dernières années; et (ix) la documentation permettant d’établir la contribution respective des associés.

La société en commandite doit produire chaque année un rapport annuel au plus tard le 1er juin d’une année civile, le premier rapport annuel devant être remis entre le 1er janvier et le 1er juin de l’année qui suit la constitution. Les frais gouvernementaux du dépôt du rapport annuel sont de 85 $ US pour une société locale et de 150 $ US pour une société étrangère.

Sauf disposition contraire de la loi dans certains cas ou du contrat d’emploi, le Maine est un État d’emploi « at will », ce qui signifie qu’en principe autant l’employé que l’employeur peut mettre fin à la relation d’emploi en tout temps et sans indication de motifs. Les dispositions législatives antidiscriminatoires du Maine Human Right Act limitent toutefois la portée de ce droit en ce qu’il est interdit de congédier un employé pour des raisons liées à sa condition personnelle tels sa race, son sexe, sa religion, son âge ou en raison de l’exercice de certains actes protégés par la loi (par exemple à la suite de la dénonciation par l’employé d’actes illégaux commis par l’employeur ou le refus d’y participer). Bien que non obligatoire, la rédaction d’un contrat d’emploi est néanmoins fortement recommandée afin d’y consigner non seulement les conditions de travail, mais également les clauses de confidentialité et de non-sollicitation ainsi que les politiques de l’entreprise.

De nombreuses dispositions législatives d’ordre public relatives au droit de l’emploi existent également dans cet État, comme c’est le cas dans la province de Québec. Le salaire minimum, les contributions à un régime de retraite, l’assurance-maladie, l’assurance-emploi et les conditions de travail du salarié au sens large varient non seulement pour chaque état américain, mais également dans le temps, la législation évoluant sans cesse dans ce secteur. C’est pourquoi il est fortement recommandé de consulter un professionnel lors de la rédaction et négociation d’un contrat d’emploi avec un salarié évoluant aux États-Unis.

Dans l’État du Maine, tous les revendeurs de produits peuvent être tenus responsables des dommages causés par celui-ci. Cela inclut le fabricant, fournisseur ou revendeur des biens, ceci en raison d’une disposition de la loi qui abolit la nécessité d’un lien direct entre les parties (privity). Tous les produits vendus à des consommateurs incluent une garantie légale implicite quant à leur qualité marchande (merchantability) et leur caractère adéquat à l’usage pour lequel ils sont destinés (fitness for a particular purpose), d’une durée pouvant aller jusqu’à 4 ans, sous réserve pour l’utilisateur de prouver que le bien était défectueux, qu’il n’en a pas fait un usage abusif et que le dommage a été encouru durant la durée de vie utile du produit. Cette garantie peut être exclue contractuellement.

De manière générale, les obligations des fabricants et revendeurs de produits en termes de sécurité, informations à fournir, étiquetage, emballage, etc., varient en fonction du secteur d’industrie, du type de produit et de la clientèle à laquelle le produit est destiné. En matière de protection du consommateur, il est particulièrement important de faire vérifier par un professionnel la conformité des produits vendus à la législation en vigueur, étant donné la propension au litige judiciaire aux États-Unis et la popularité des recours collectifs, où les indemnités réclamées et souvent accordées n’ont aucune mesure avec ce qui est connu dans le système juridique canadien. Un avocat de commerce international canadien travaillant de pair avec un collègue américain sera souvent le mieux placé pour amorcer le processus d’harmonisation avec les lois étrangères.

• Bureau of Corporations, Elections and Commissions
• Department of Economic & Community Development
• Internal Revenue Service - section Maine
• Maine Revenue Services