Comme dans tous les États américains qui ont une taxe de vente, seuls les consommateurs finaux doivent payer la Sales Tax de l’État de New York. Le taux de la Sales Tax est de 4 % plus le taux applicable dans le comté et la ville où le bien vendu est livré ou le service rendu, pour atteindre un maximum de 8,875 % en 2019. Dans la chaîne d’approvisionnement, les personnes qui ne consomment pas le bien se doivent donc de produire des documents afin de réclamer leur exemption. De plus, seules les entreprises qui sont considérées comme des « vendeurs » dans l’État de New York doivent percevoir et remettre la Sales Tax.
Vous devez donc vous inscrire à la taxe de vente de l’État de New York (Sales Tax), notamment, si :
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Vous vendez des biens meubles tangibles taxables ou si vous rendez des services taxables dans l’État de New York;
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Vous avez une place d’affaires dans l’État de New York;
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Vous faites de la sollicitation et des ventes dans l’État de New York par l’entremise d’un employé, d’un agent ou d’un entrepreneur indépendant;
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Vous faites de la sollicitation et des ventes dans l’État de New York par l’entremise de catalogues ou autres matériels de publicité;
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Vous faites des ventes taxables à des consommateurs dans l’État de New York de façon régulière (au moins douze fois par année) et vos produits sont livrés au consommateur avec des véhicules vous appartenant;
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Vous effectuez de la sollicitation (incluant par internet) et vendez dans une année donnée pour une valeur de plus de 500 000 $US de biens livrés dans cet État et vous faites plus de 100 transactions avec des clients dans cet État (« Economic nexus »).
Ainsi, dès que vous sollicitez des ventes dans cet État de manière régulière, vous devez charger la_ Sales Tax_ de New York sur vos ventes, ce qui inclut vos ventes par le biais d’Internet. Toutefois, si vous n’effectuez aucune sollicitation dans l’État de New York, mais que vous y avez des clients, vous n’êtes probablement pas tenu de percevoir la Sales Tax car vos liens avec l’État sont insuffisants.
Conséquemment, si vous êtes tenu de vous inscrire à la taxe de l’État de New York, vous devrez obtenir un Certificate of Authority auprès du New York State – Department of Taxation and Finance au moins vingt (20) jours avant votre première transaction. Le Certificate of Authority vous autorise à percevoir la taxe de vente applicable sur vos ventes taxables ainsi qu’à émettre ou à recevoir la plupart des certificats d’exemption de taxes, tel que le Resale Certificate. Par conséquent, si vous prévoyez effectuer des ventes taxables à des grossistes ou des détaillants situés dans l’État de New York, vous devrez vous inscrire à la taxe de l’État et obtenir un Certificate of Authority pour pouvoir recevoir un Resale Certificate.
Si vous êtes tenu d’être inscrit à la taxe de vente de l’État de New York et que vous faites défaut de le faire, vous vous exposez à une pénalité de 200 $ par jour de défaut, pour une pénalité maximale d’un montant de 10 000 $.
Comment s’inscrire à la Sales Tax
Pour obtenir un Certificate of Authority, vous devez en faire la demande par Internet sur le site du New York State – Department of Taxation and Finance. Si votre demande est approuvée, vous recevrez par courrier votre Certificate of Authority. Vous devez avoir obtenu votre certificat avant d’effectuer votre première transaction dans l’État de New York.
Il est à noter qu’un Certificate of Authority ne peut être transféré. Si vous prévoyez acheter une entreprise existante, vous devrez obtenir votre propre certificat puisque vous ne pourrez pas utiliser celui de votre vendeur.
Obligations de perception et de remise de la Sales Tax
Lorsque vous détenez un Certificate of Authority, vous êtes présumé faire affaire dans l’État de New York aux fins de la Sales Tax, et ce, même si vous n’y faites aucune vente. Par conséquent, vous devrez remplir une déclaration de taxes dans les délais prescrits en tout temps, et ce, même si vous n’avez perçu aucune taxe au cours de la période donnée.
La fréquence à laquelle vous devrez produire une déclaration de taxes dépendra de votre volume de ventes taxables. Toutefois, peu importe votre fréquence de déclaration, vous devrez la produire et remettre la taxe perçue au plus tard 20 jours après la fin de la période de déclaration.
Par ailleurs, si un consommateur utilise un bien dans l’État de New York sans avoir payé de Sales Tax sur ce bien, il se doit de s’autocotiser afin de remettre la Use Tax due. C’est le corollaire afin que les États récupèrent une portion de taxes sur des biens autrement taxables et consommés.
À défaut de respecter vos obligations de production et de remise de la Sales Tax, vous vous exposez à des pénalités.
Biens et services taxables et non taxables
Comme seuls certains services sont taxables dans cet État, il faut se renseigner à cet égard. Toutefois, les frais d’installation et de livraison sont généralement taxables.
Plusieurs types de biens ne sont pas taxables dans l’État de New York et ne nécessitent pas de Exemption Certificate pour éviter d’avoir à percevoir et remettre la Sales Tax, notamment les aliments. Certains autres biens ne sont pas taxables, mais nécessitent un Exemption Certificate pour être non taxables. C’est le cas notamment des inventaires destinés à la revente, de l’équipement manufacturier et du matériel d’emballage.
Notez que si vous ne vendez que des biens non taxables, vous n’avez pas à obtenir le Certificate of Authority, sauf si vous devez accepter des certificats d’exemption.
Certificats d’exemption ou de revente
Le Exemption Certificate for Sales Tax permet à l’acheteur de ne pas payer la taxe sur un achat qui serait autrement taxable. C’est le cas des organismes gouvernementaux. Il y a également le cas des entreprises qui achètent pour revente (Resale Certificate). Lorsque l’acheteur fournit un certificat d’exemption au vendeur, ce dernier peut effectuer la vente sans percevoir la taxe de vente. L’acheteur doit fournir une copie du certificat d’exemption au vendeur au plus tard dans les 90 jours suivant la vente.
Si vous faites régulièrement affaire avec un même acheteur, celui-ci peut vous remettre un Blanket Certificate qui sera valide pour plusieurs transactions plutôt que d’émettre un nouveau certificat pour chaque vente. Le Blanket Certificate demeure valide jusqu’à ce qu’il soit révoqué.
Veuillez noter que, tel que mentionné précédemment, vous devez détenir un Certificate of Authority pour recevoir un certificat d’exemption.
De plus, les certificats d’exemption d’un autre État ou d’un autre pays (ou du Multistate Tax Commission — l’agence gouvernementale chargée d’appliquer l’uniformisation des lois fiscales) ne sont pas admissibles pour réclamer une exemption de la taxe de l’État de New York ou d’une taxe locale.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Le Multistate Tax Commission est une agence intergouvernementale interétatique formée de représentants de divers États américains dont la mission est de tenter d’uniformiser les lois fiscales étatiques afin de faciliter le commerce aux États-Unis. Elle voit à l’élaboration de documents fiscaux qui sont acceptés par plusieurs des États qui y sont membres, dont le Uniform Sales & Use Tax Certificate – Multijurisdiction.
Voici quelques-uns des certificats d’exemption de l’État de New York :
Si les exigences en matière de certificats d’exemption ne sont pas respectées, l’acheteur et le vendeur sont tous deux responsables de la taxe non perçue et non remise. De plus, un vendeur peut refuser un certificat d’exemption bien qu’il soit valide. Le cas échéant, l’acheteur devra payer la taxe et demander un remboursement aux autorités compétentes.